Microsoft Word es uno de los elementos básicos de las oficinas del mundo moderno. Puede encontrarlo prácticamente en cualquier industria existente como uno de sus principales programas para editar y documentar textos.
Para poner esto en perspectiva, sólo en los Estados Unidos, sobre 731.000 empresas utilizan Microsoft Office , un paquete que incluye Microsoft Word junto con otros productos de Microsoft.
Microsoft Word siempre ha sido una vista familiar y por una buena razón. Aparentemente, se actualiza constantemente, y su última iteración se incluye en Microsoft Office 2021 con nuevas características y actualizaciones para venir a arrancar.
Con todas estas nuevas funciones y actualizaciones, a menudo es difícil conocer todos los rincones y grietas que ofrece todo el software, por lo que en este artículo analizaremos 20 funciones secretas que puede usar para aumentar su productividad y maximizar su uso de Microsoft. Palabra.
Desde consejos para principiantes e intermedios hasta características ocultas de las que quizás no tenías la menor idea de que existían. También se presentan ejemplos de algunas de las características para que tenga una mejor comprensión de cuáles son sus usos.
Consejos para principiantes -
Estos consejos son bastante útiles en general y fáciles de hacer. La mayoría de estos ya están incluidos en las pestañas principales de Microsoft Word, por lo que no tendrá que dar vueltas alrededor de las opciones solo para que funcionen.
Zoom rápido a través de Ctrl + Desplazamiento
El primer consejo para principiantes es una función simple de acercamiento y alejamiento. Al presionar y mantener presionado CTRL + desplazar la rueda del mouse, se acercará o alejará instantáneamente de su documento.
No tendrá que molestarse en tener que hacer clic manualmente en las opciones de zoom en la esquina inferior izquierda, sino que puede hacerlo todo simplemente manteniendo presionada una tecla y haciendo todo lo demás con el mouse.
Sin embargo, si desea un cálculo preciso de cuánto desea hacer zoom, es mejor ajustar manualmente el número en la barra de zoom, ya que la función de la rueda de desplazamiento es solo una forma general rápida de usar las funciones de zoom en los documentos.
Procedimiento :
Sosteniendo CTRL + Ratón de desplazamiento
Asegurar su documento a través de contraseñas
Quizás una de las funciones más importantes para principiantes que no mucha gente tiene en cuenta es proteger sus documentos y datos a través de la función de cifrado de contraseña integrada de Microsoft.
¿Qué tan seguro es el cifrado que preguntas? Bueno, usa AES (Estándar de cifrado avanzado) con claves de 256 bits, lo que significa que está usando un sistema de cifrado bastante confiable que es bien conocido en la industria.
Este cifrado ya elimina fácilmente a muchas personas de abrir y leer accidentalmente o simplemente convenientemente el contenido de su archivo.
Sin embargo, aquellos que se dedican a leer los contenidos aún pueden hacerlo pero el esfuerzo requerido es realmente tedioso e innecesario. Utilice este sistema para asegurar sus archivos personales o transacciones comerciales.
Si está operando un negocio de comercio electrónico como los de un Logística de Amazon o incluso un mercado que involucre importantes datos de clientes y contabilidad como Lo que es bueno entonces esto definitivamente asegurará que sus archivos no caigan en las manos equivocadas.
¡Solo asegúrate de recordar tu contraseña!
Procedimiento:
Abra Archivo > Pestaña Información > Proteger documento > Cifrar documento > Insertar contraseña > Aceptar
Utilizando la búsqueda inteligente en Microsoft Word
Una de las características más poderosas y convenientes de Microsoft Word es la búsqueda inteligente. Es más o menos la integración de un motor de búsqueda dentro del editor, por lo que siempre que tenga algo en su documento que necesite buscar, simplemente resáltelo y haga clic en búsqueda inteligente para ver instantáneamente los resultados más precisos con respecto al elemento.
Esta característica es muy poderosa para los escritores, ya que pueden buscar fácilmente términos con los que no están familiarizados, pongamos esto en un ejemplo.
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En el caso de un negocio que se enfoca en la rehabilitación de adicciones, utilizan marcadores predictivos para comunicarse con clientes potenciales, pero ¿qué es un marcador predictivo ¿en primer lugar? Bueno, puedes buscarlo fácilmente en el motor de búsqueda con Smart Search.
Recibirá los resultados directamente de Bing, pero también puede cambiar esto a Google, lo que prefiera.
Procedimientos :
Resalte el texto> Haga clic con el botón derecho en el texto resaltado> Haga clic en Buscar 'Nombre del texto'
Hacer doble clic en el documento = escritura libre
Este consejo es tan simple como puede ser y algunas personas aparentemente ni siquiera se dan cuenta de que esta característica existe, pero puede ser de gran ayuda para ahorrar un tiempo precioso en la edición y escritura de texto al instante sin tener que preocuparse por formatear.
Si desea continuar y simplemente escribir en cualquier lugar que desee o necesite editar en un lugar específico que está fuera de los límites de su documento habitual, simplemente haga doble clic en ese lugar específico y comience a escribir. No es necesario hacer clic manualmente en el espacio o en la pestaña varias veces solo para llegar a él.
Procedimiento:
Buscar área > Doble clic > ¡Tipo!
Plantillas y diseños de MS Word
Es un hecho que Microsoft Word ofrece una larga lista de potentes funciones y personalizaciones que puede hacer mucho en términos de crear sus propios diseños. Pero, ¿qué pasa si no tienes tiempo para hacer todo el trabajo creativo en primer lugar? ¿Qué sucede si no tiene las habilidades o la experiencia necesarias para usar estas poderosas y largas listas de herramientas y no tiene el tiempo para hacer ambas cosas?
¡Afortunadamente, Microsoft Word también presenta una extensa lista de diseños listos para usar con sus plantillas! Puede tomar cualquier cosa aquí y personalizarla para su propio uso.
Estas plantillas se pueden utilizar para casi cualquier cosa. Si es Halloween y estás haciendo carteles o haciendo los tuyos niño mascarillas y quiero promocionarlos entonces que todo se puede hacer en Microsoft Word con las plantillas que tienen. ¡Solo un poco de edición de texto y listo!
Procedimiento :
Archivo > Nuevo > Buscar plantillas en línea > Elegir una plantilla > Crear > Personalizar
Herramienta Buscar y reemplazar
La herramienta Buscar y reemplazar es otra característica que tiene Microsoft Word que puede detectar fácil y convenientemente todas las palabras similares que está tratando de encontrar en el documento.
Esto resalta estas palabras, lo que puede facilitar la detección de cualquier error con ese conjunto de palabras en particular, además, también facilita la búsqueda de palabras clave específicas que desea cambiar.
No solo eso, sino que también puede reemplazar estas palabras con otras, lo que facilita cambiar una palabra específica si cometió un error con su ortografía o uso desde el principio.
Procedimiento:
Pestaña Inicio > Buscar > Reemplazar > Elegir una opción
Traductor de idiomas incorporado de Microsoft Word
Atrás quedaron los días en los que tenía que buscar manualmente otra aplicación para traducir su texto, ya que Microsoft Word también incluye una función específica que le permite traducir palabras dentro del programa.
Con el traductor integrado de Microsoft Word, puede resaltar texto específico para el que necesita traducción y obtener los resultados con precisión y a un ritmo vertiginoso. Tiene acceso a alrededor de 103 idiomas para la traducción, lo que lo hace muy conveniente de usar mientras se limita a un solo software.
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Procedimiento:
Resalte el texto> Haga clic con el botón derecho en el texto resaltado> Traducir> Elegir idioma> Insertar
Mantener presionada la tecla Ctrl al seleccionar oraciones completas
A menudo, solo tiene que cortar oraciones que no encajan o puede haber excedido el número de palabras en el papel en el que está trabajando. Seleccionar manualmente cada texto individual puede ser difícil, pero realmente no tienes que hacerlo.
Mantener presionada la tecla CTRL mientras selecciona un solo texto dentro de una oración le permite resaltar automáticamente la oración completa sin tener que buscar el comienzo y el final de la misma. Simplemente haga clic, elimine o edite de inmediato.
Procedimiento:
Mantén presionada la tecla CTRL > Seleccionar oraciones
Uso del modo de enfoque
Para este ejemplo, usemos un correo electrónico de abandono del carrito estrategia como una forma en la que esta función resultaría útil y beneficiosa.
El modo de enfoque es una característica de Microsoft Word que le permite ver el documento completo sin que todas las interfaces de usuario innecesarias molesten su limpieza. Esto es especialmente efectivo cuando se trata de grandes cantidades de datos que pueden ser difíciles de ver.
Con fines de revisión en un marketing por correo electrónico exitoso campaña, tendría que buscar manualmente cada nombre, dirección y todos los demás detalles para asegurarse de que no haya errores y el modo de enfoque definitivamente puede ayudarlo a obtener una visión más clara de los detalles.
Todavía puede editar dentro del modo de enfoque, simplemente haga clic en los tres puntos visibles arriba y será recibido con la interfaz y tendrá todas las herramientas necesarias para editar el documento y volver directamente a la revisión.
Procedimiento :
Ver > Enfocar > Desplazarse por
Comprobación de la legibilidad del documento
Si alguna vez se preguntó cómo se califica o se considera su redacción completa en términos de calidad, entonces probablemente se divierta sabiendo que hay una función en Microsoft Word que le brinda estadísticas de legibilidad.
Esto puede complementar los controles gramaticales y ortográficos existentes que Microsoft Word ya le ofrece de forma predeterminada, pero para la legibilidad del documento, entonces tendría que marcar y activar esto primero antes de proceder a obtener los detalles que desea.
Sin embargo, una vez que haga esto, los informes de estado de legibilidad también se incluirán cada vez que realice una revisión de gramática y corrector ortográfico para su documento.
Procedimiento:
Archivo > Opciones > Revisión > Marcar “ Revisar gramática con ortografía g” & “ Mostrar estadísticas de legibilidad ” Ok > Volver al documento > Revisar > Ortografía y gramática
Funciones Intermedias -
Las funciones intermedias son un poco diferentes. Esto a menudo requiere que realice algún proceso primero antes de poder ejecutar con precisión estas funciones. Sin embargo, todavía vale la pena el tiempo y el esfuerzo para hacerlos.
Creación de sus plantillas personalizadas personales
Ya se mencionó anteriormente que puede obtener plantillas prefabricadas proporcionadas por Microsoft, pero ¿qué pasa con sus propias plantillas personalizadas? ¡Tú también puedes hacer eso!
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Si ya ha creado su propio diseño y plantillas personalizadas que se adaptan a su audiencia, puede integrar fácilmente estas plantillas en Microsoft Word.
Procedimiento :
Archivo > Guardar como > En carpeta (Usuarios/Usuario/Documentos/Plantillas de Office personalizadas) > Guardar
Automatización de la transcripción de archivos de audio
Esta característica realmente brilla mejor si es propenso a usar videos y audio para su documento. Si eres un creador de contenido que está involucrado en plataformas para compartir videos como Youtube, entonces esto sería de gran ayuda para las transcripciones.
Sin embargo, hay un problema con respecto a la traducción de los detalles técnicos.
Supongamos que desea crear un video sobre estabilizadores de cámara y, a menudo, tendría que profundizar en los detalles con palabras técnicas y marcas. Esto crearía algunos problemas sobre cómo transcribe el software, por lo que sería mejor revisar el texto después.
Si bien es una función muy poderosa en Microsoft Word, está limitada solo a las transcripciones en inglés, pero aún así es mucho mejor tenerla como función. Tiene dos opciones para esto, ya sea que vaya a grabar su audio en vivo o cargar un archivo de audio ya grabado.
Procedimiento:
Inicio > Dictar > Transcribir > Cargar/Iniciar grabación
Conveniencia en Piezas Rápidas
Quick Parts es otra característica de Microsoft Word que le permite ingresar 'plantillas' en su documento donde el texto se asigna automáticamente. Esta característica es particularmente efectiva para los correos electrónicos de la empresa para divulgación.
Una vez que haya aplicado el nombre de la empresa en la pestaña, las piezas rápidas lo detectarán automáticamente e ingresarán el nombre en todas las plantillas de piezas rápidas que haya aplicado en su documento.
Esto le facilita no agregar manualmente el nombre de cada documento. Esto se vuelve aún más importante si también se trata de varios nombres o direcciones de empresas.
Procedimiento:
Insertar > Elementos rápidos > Propiedad del documento > Elegir cualquier plantilla > Aplicar al documento
Guardar documento al instante en Google Drive
Este es un poco más complicado de hacer, ya que requiere la instalación de otra plataforma, pero si alguna vez usa un servicio de almacenamiento en la nube como Google Drive, valdrá la pena integrar la aplicación a su Microsoft Word.
De forma predeterminada, no podrá guardar automáticamente archivos de Word en Google Drive al principio, pero si tiene Google Drive instalado en su computadora, se incluirá como una de las áreas para guardar potencialmente sus documentos, lo que facilita las cosas. tanto más fácil.
Procedimiento:
Instalar Google Drive > Reinicie Microsoft Word > Archivo > Guardar como > Google Drive
Para guardar manualmente:
Instalar Google Drive > Reinicie Microsoft Word > Archivo > Guardar como > Explorador de archivos > Google Drive
El inspector de documentos
El Inspector de documentos se parece mucho a la herramienta Buscar y reemplazar, pero esta está diseñada para apuntar a datos específicos en el documento. Por ejemplo, esto puede incluir texto oculto, comentarios de contenido invisible, información personal, propiedades personalizadas y más.
Puede verificar fácilmente los documentos con esta herramienta en lugar de verificar manualmente qué buscar en la herramienta Buscar y reemplazar, ya que simplemente puede marcar las casillas en la herramienta Inspeccionar documento para encontrar instantáneamente los datos que necesita.
Procedimiento:
Archivo > Información > Buscar problemas > Inspeccionar documento
Características súper secretas -
No es realmente un supersecreto, pero estas son características que probablemente ni siquiera sabrá que existen en Microsoft Word simplemente porque no se discuten lo suficiente. Sin embargo, pueden ser igual de útiles si así lo desea y, en situaciones específicas, pueden ser las herramientas que necesita.
Creación de texto de relleno aleatorio
Siempre que necesite crear texto de relleno para su documento, no necesita buscar texto aleatorio en la red o hacer el esfuerzo de crear uno propio, sino que puede hacerlo en Microsoft Word con Lorem Ipsum.
También cumple con todo el formato y el estilo que necesita, por lo que es mucho más conveniente que tener que tomar texto aleatorio de fuentes externas.
Procedimiento:
Escriba '=lorem(a,b)' en su documento donde 'A' es el número de párrafos que desea y
'B' es el número de oraciones que desea en cada párrafo
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Ajuste automático de fecha y hora
Siempre que esté trabajando en archivos y actualizando cada documento constantemente, tendrá que agregar manualmente las fechas cada vez que trabaje en ellos. Esto a menudo puede ser una forma inconveniente de hacer las cosas, especialmente si está trabajando en esto con muchos otros archivos.
Esto funciona mejor para documentos que tienen muchos números involucrados, como para Servicios de contabilidad en la nube . Tener una fecha y hora automáticas puede hacer maravillas al reducir el tiempo que tiene para trabajar en cada número específico.
Procedimiento:
Insertar> Fecha y hora> Marque 'Actualizar automáticamente'
Recuperación de archivos de MS Word bloqueados
Una de las situaciones más trágicas que pueden ocurrir mientras se trabaja en un documento es tener accidentes inesperados o situaciones como errores, bloqueos, BSOD y más.
Lo que es aún peor es que en estas situaciones inesperadas, es posible que aún no haya guardado su documento, que es el peor de los casos que puede suceder. Por suerte, no todo está perdido.
Microsoft Word tiene una característica específica que guarda automáticamente sus documentos de manera consistente durante su progreso. Microsoft Word etiqueta esta característica como 'Recuperación automática'. Normalmente, aparecerá un mensaje la próxima vez que abra su Microsoft Word que le indicará que comience desde el guardado de recuperación más cercano, pero ¿qué sucede si no aparece?
Puede revisar manualmente el directorio de archivos y verificar si Microsoft Word ha realizado recuperaciones durante su documento y es probable que todo se haya guardado o que la mayoría del contenido aún esté allí.
Procedimiento :
Archivo > Opciones > Guardar > Ubicación del archivo de Autorrecuperación > Examinar
Conversión de documentos PDF y HTML
Otra característica de la que probablemente no te hayas dado cuenta es que puedes convertir tus documentos de Word en archivos PDF y HTML. Esto también funciona si eres un desarrollador web como en el caso de Pagar y necesita una plataforma para que los desarrolladores de software vean algún código HTML o creen uno a través de MS Word, aunque esa no es una idea conveniente en sí misma, pero sigue siendo una opción disponible para elegir.
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Una vez que los guarde como estos tipos de archivos, funcionarán de manera similar a los archivos HTML que haya codificado o los archivos PDF que haya creado. Lo mismo ocurre viceversa también.
Procedimiento:
Archivo > Guardar como > Guardar como tipo
Encontrar personajes ocultos
Si está elaborando o revisando un documento, desea ser minucioso a medida que avanza y la probabilidad de que haya algún contenido oculto en el documento puede ser posible, especialmente si tiene compañeros de trabajo y un cultura de la empresa que quiere hacer chistes en April Fools.
Si desea borrar esa oportunidad y reírse el último, abra la herramienta de caracteres ocultos para su documento para ver todo lo que está sucediendo.
Procedimiento:
Inicio > Mostrar/Ocultar o (CTRL + Shift + 8)
Conclusión
Todavía hay muchas funciones que ofrece Microsoft Word y esto es solo la punta del iceberg. Saber todo llevará algo de tiempo y experiencia, pero si desea maximizar su uso de la plataforma, valdrá la pena aprender la plataforma y, sin duda, incluso se considerará como un piratería de crecimiento estrategia para la productividad.
Si está interesado en obtener más detalles sobre Microsoft Word; Eche un vistazo a este artículo sobre lo que puede esperar de Microsoft Office 2021 ya que es la actualización más reciente de Microsoft en su paquete de software.
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