13 consejos y trucos de Excel para convertirte en un profesional

Microsoft Excel es una aplicación con cientos de herramientas y un sinfín de posibilidades. Esto puede resultar bastante intimidante para los usuarios que recién comienzan con el software. Los consejos y trucos a continuación tienen como objetivo hacer que su experiencia de uso de la aplicación sea mejor y más rápida. No importa cuánta experiencia tenga con Microsoft Excel, estamos aquí para ayudarlo a aumentar su productividad y eficiencia al crear nuevos proyectos.

Consejos y trucos de Microsoft Excel

Nota : Los siguientes consejos están escritos para Excel 2016 o posterior. Es posible que las versiones anteriores de Microsoft Excel requieran diferentes pasos o le falten características.

Veamos cómo puede convertirse en un usuario profesional de Excel simplemente utilizando 13 consejos y trucos.

1. Agregue varias filas y columnas a la vez

cómo insertar varias columnas a la vez en Excel

La hoja de cálculo es lo más común que puede hacer en Excel. Siempre que cree hojas de cálculo, agregará nuevas filas y columnas, a veces cientos a la vez. Este sencillo truco facilita hacerlo en una fracción de segundo, en lugar de tener que agregar manualmente nuevas entradas.

Así es como agregar varias filas o columnas a la vez en Excel.

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1. Resalte la misma cantidad de filas o columnas que desea insertar. Las filas y columnas pueden tener datos dentro de ellas; esto no afectará a las nuevas celdas.
2. Haga clic derecho en cualquiera de las celdas seleccionadas, luego haga clic en Insertar desde el menú contextual.
3. Las nuevas celdas vacías aparecerán arriba oa ambos lados de la primera celda que resaltó originalmente. Esto se puede seleccionar.

Como puede ver en el siguiente ejemplo, la creación de nuevas celdas a granel es extremadamente fácil y le ahorrará tiempo.

2. Aplicar filtros a sus datos

Filtrar qué tipo de elemento se muestra en una hoja de cálculo de Excel

Cuando trabaje con conjuntos de datos, simplificarlos puede ayudarlo a ver patrones y otra información crucial que necesita. Examinar cientos de filas y columnas en busca de entradas de datos específicas solo deja margen para el error. Aquí es donde los filtros de datos de Excel son de gran ayuda.

Como sugiere su nombre, los filtros lo ayudan a seleccionar sus datos y solo le muestran las entradas que se ajustan a criterios específicos. Por ejemplo, si tiene una lista larga de clientes pero solo desea mostrar personas de California, aplique un filtro. Ocultará cada entrada de cliente que especifique una ubicación diferente. ¡Es fácil!

Veamos cómo puede implementar filtros en sus hojas de cálculo de Excel.

1. Abra la hoja de cálculo que desea filtrar.
2. Haga clic en el Datos pestaña de la cinta y seleccione Filtrar . Esto activará el filtrado para toda la hoja de cálculo, lo que puede notar en las flechas desplegables agregadas para cada encabezado.
3. Haga clic en la flecha desplegable de la columna por la que desea filtrar. Debería aparecer una nueva ventana.
4. Seleccione cómo desea que se organicen sus datos. Quite la marca de cualquier encabezado que no desee mostrar y personalice la forma en que Excel ordena los datos restantes.

3. Elimine las entradas duplicadas con un solo clic

Eliminar celdas duplicadas en Excel

Especialmente en grandes conjuntos de datos, es posible que tenga algunas entradas duplicadas no deseadas. Si bien es posible encontrar estas entradas manualmente, existe una forma mucho más rápida de eliminarlas sin dejar nada atrás. Veamos cómo.

1. Resalte la fila o columna de la que desea eliminar los duplicados.
2. Abre el Datos pestaña de la cinta, luego haga clic en el Eliminar duplicados botón debajo Herramientas . Aparecerá una nueva ventana donde podrá confirmar los datos con los que desea trabajar.
3. Haga clic en el Eliminar duplicados botón. ¡Listo!

4. Usa formato condicional

Formato condicional en Excel

El formato condicional es una gran ayuda visual cuando analiza conjuntos de datos. Cambia el color de una celda según los datos que contiene y los criterios que establezca. Esto se puede utilizar para crear mapas de calor, códigos de colores de información común y mucho más. Veamos cómo puede comenzar a implementar esta función en sus hojas de cálculo.

1. Resalte el grupo de celdas con las que desea trabajar.
2. Asegúrate de estar en el Casa pestaña de la cinta, luego haga clic en Formato condicional .
3. Selecciona el lógica que desee utilizar en el menú desplegable o cree su propia regla para personalizar la forma en que Excel trata cada celda.
4. Debería abrirse una nueva ventana donde puede proporcionar a Excel las reglas necesarias para ordenar sus datos correctamente. Cuando termine, haga clic en el OK botón y ver sus resultados.

5. Importar una tabla de Internet

Insertar tabla de la web en Excel (Fuente: Analytics Tuts)

Excel le permite importar tablas rápidamente desde Internet, sin tener que preocuparse por el formato o las celdas inútiles. Veamos cómo puede hacer esto directamente desde el propio software.

1. Cambie al Datos pestaña de la cinta, luego haga clic en el De la Web botón.
2. En el navegador web, ingrese la URL del sitio web que contiene la tabla que desea insertar. Por ejemplo, trabajaremos con un Datos de muestra de Excel tabla de Contextures.
3. Golpea el Ir botón. Una vez que se cargue el sitio, desplácese hacia abajo hasta la tabla que desea insertar.
4. Haga clic en el Haga clic para seleccionar esta tabla caja.
5. Haga clic en el Importar botón.
6. Haga clic en OK . La tabla debería aparecer en su hoja de cálculo como celdas.

6. Acelere su proceso de trabajo con Autocompletar

Uso de Autocompletar en Excel

Ingresar una serie de datos repetitivos se vuelve tedioso con bastante rapidez. Para combatir esto, use Autocompletar. Es una función extremadamente simple y fácil de implementar que reconoce patrones repetitivos, como fechas, y completa automáticamente las celdas que faltan. A continuación, le indicamos cómo utilizarlo.

1. Seleccione las celdas que desea usar como patrón.
2. Desplázate en el esquina inferior derecha de una celda hasta que el cursor se convierte en un negro + firmar. Esto indica la función Autocompletar.
3. Haga clic y mantenga su mouse, luego arrastre el cursor hacia abajo mientras mantiene presionado el clic. Debería ver aparecer los datos predichos a medida que mueve el mouse.
4. Suelte el mouse cuando esté satisfecho con las entradas.

7. Inserta una captura de pantalla con facilidad

Inserte una captura de pantalla en Excel (Fuente: WebNots)

Si desea incluir una captura de pantalla de una aplicación que tiene abierta, pero no desea pasar por el proceso, a menudo complicado, de guardar una, Excel lo respalda. Con esta sencilla función, puede hacer una captura de pantalla de cualquier ventana activa e insertar inmediatamente la imagen tomada en Excel.

Para usarlo, simplemente haga clic en el Insertar pestaña y seleccione la Captura de pantalla . Elija cualquiera de sus ventanas abiertas actualmente y estará listo.

8. Agrega casillas de verificación a tu hoja de cálculo.

Agregar una casilla de verificación interactiva a las hojas de cálculo de Excel

¿Sabía que puede agregar casillas de verificación a sus hojas de cálculo de Excel? Ahora hazlo tú. A continuación, le indicamos cómo hacerlo. Asegúrate de que tu Desarrollador La pestaña está habilitada en la cinta de opciones.

1. Resalte la celda a la que desea agregar una casilla de verificación.
2. Cambie al Desarrollador pestaña en la cinta.
3. Agrega un caja o botón de opción dependiendo de lo que necesites en tu hoja.

9. Utilice atajos de Excel

Excel siempre recibe el crédito que se merece por brindar una gran variedad de características y capacidades a sus usuarios. Para convertirse realmente en un experto en Excel, necesita conocer los atajos de teclado. Éstos son algunos de los mejores atajos de Excel más utilizados lo que necesita saber para subir de nivel su juego de Excel en este momento:

• Seleccionar una columna : Haga clic en una celda de una columna, luego presione el control + Espacio llaves.
• Seleccionar una fila : Haga clic en una celda en una fila, luego presione el Cambiar + Espacio llaves.
• Iniciar una nueva línea en una celda : Prensa Todo + Ingresar mientras escribe para comenzar una nueva línea.
• Insertar hora actual : Presione el control + Cambiar + Colon ( ) llaves.
• Insertar fecha actual : Prensa control + Colon ( ) llaves.
• Ocultar una columna : Presione el control + 0 llaves.
• Ocultar una fila : Presione el control + 9 llaves.
• Mostrar u ocultar fórmulas : Presione el control + Tilde ( ~ ) llaves.

10. Elimina las líneas de cuadrícula de una hoja de cálculo.

Si desea un lienzo completamente en blanco en Excel, puede eliminar las líneas de cuadrícula de cualquier hoja de cálculo con un solo clic. Ve a la Vista pestaña en la cinta de opciones, luego anule la selección de la Líneas de cuadrícula opción en el Show sección.

11. Inserte rápidamente una tabla dinámica

Las tablas dinámicas son extremadamente útiles al analizar y presentar sus datos. Seleccione todas las celdas que desea usar, luego cree una tabla dinámica yendo a la Insertar pestaña y haciendo clic en Tablas pivote recomendadas .

12. Agregue comentarios a sus fórmulas

Los comentarios son una forma fácil de buscar fórmulas o hacerlas más comprensibles para los espectadores. Para agregar un comentario, simplemente agregue + N (comenta aquí) después de su fórmula. Esto no aparecerá en la celda en sí, sin embargo, podrá verlo en la barra de fórmulas.

13. Dibuja tus ecuaciones

Excel convierte sus ecuaciones escritas a mano en texto (Fuente: HowToGeek)

En Excel 2016 y versiones posteriores, puede dibujar ecuaciones y hacer que Excel las convierta en texto.

1. Ve a la Insertar pestaña en la cinta.
2. Haga clic en Ecuación , luego seleccione Ecuación de tinta .
3. Escribe tu ecuación dentro del cuadro amarillo.

Pensamientos finales

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