Hacer que sus empleados trabajen desde casa es una excelente manera de hacer que el distanciamiento social durante la pandemia de COVID-19 sea más efectivo. El uso remoto también ayuda a reducir los costos por el momento, lo cual es esencial para las empresas con un presupuesto limitado. Si bien las grandes empresas han resuelto esto desde el principio, las organizaciones más pequeñas pueden tener dificultades para configurar un sistema remoto exitoso.
Estamos aquí para ayudar Haga que la transición sea lo más fluida posible.
Este artículo se centra en enumerar todas las herramientas esenciales que necesita una pequeña empresa para crear un entorno remoto eficaz. La lista de verificación consta de herramientas y pasos que toda pequeña y mediana empresa debe seguir para volverse remota y mantenerse eficaz mientras lo hace.
1. Adquirir todo el hardware necesario
Para comenzar a trabajar de forma remota, todos los empleados requieren hardware para acceder a sitios web, compartir y trabajar en documentos y establecer comunicación con otros miembros de la empresa. La mayoría de las veces, esto significa equipo de propiedad de la empresa o equipo personal.
Cada empleado debe tener una computadora portátil o PC para trabajar, ya sea que sea propiedad de la empresa o un dispositivo personal, según las preferencias de su empresa. Si quieres que tus trabajadores tengan una experiencia más profesional y segura y que cuenten con el presupuesto para ello, te recomendamos entregar los dispositivos de la empresa. Puede establecer restricciones, monitorear la actividad y permitir que sus empleados separen la vida personal de la laboral más fácilmente.
Asegúrese de que todos los empleados tengan un dispositivo adecuado para trabajar en su campo. Por ejemplo, un diseñador gráfico necesitará una computadora equipada para manejar aplicaciones con muchos recursos, mientras que un escritor puede arreglárselas con equipos menos potentes.
Si su empresa está entregando equipos a los trabajadores, asegúrese de realizar un seguimiento de qué dispositivo y adónde va. Recomendamos configurar una hoja de cálculo con información como los números de serie del dispositivo, el nombre y la firma de su empleado, así como el modelo del dispositivo. Esto asegura que ningún dispositivo se confunda o se pierda.
2. Mejore la seguridad con servicios VPN
VPN es el acrónimo de Virtual Private Network. En resumen, VPN es un cable virtual que conecta una computadora a una red no local y proporciona una conexión segura oculta a los forasteros. Este es un servicio extremadamente útil para los trabajadores remotos, ya que reduce el riesgo de exponer potencialmente información confidencial.
Los muchos otros beneficios de usar una VPN incluyen el acceso a sitios web que están bloqueados en el país o región de un empleado, mayor privacidad de los ISP, protección contra piratas informáticos, así como mejores conexiones de Internet a los servidores mediante el uso de rutas privadas y directas.
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Las VPN tienen su propio conjunto de vulnerabilidades, ya que los atacantes intentan aprovechar puntos débiles específicos y explotar los protocolos de cifrado. Sin embargo, sus empleados aún están más seguros con una VPN, ya que los atacantes necesitarían más tiempo y recursos para rastrearlos, lo que hace que sea menos probable que los apunten.
Nuestras recomendaciones para una VPN incluyen NordVPN , ExpressVPN , y CyberGhost . Todos estos servicios son rápidos, fáciles de usar y asequibles para las pequeñas empresas.
3. Lleve un registro del tiempo
Dado que no puede verificar si un empleado está trabajando en persona como lo haría cuando está en la oficina, debe poder ver cuándo ingresa virtualmente. Siempre puede pedirles que simplemente lo anoten y se lo envíen, sin embargo, esto no es eficiente y deja mucho espacio libre para los empleados.
Una forma más precisa y eficiente es usar un rastreador de tiempo virtual, que lo mantiene actualizado tan pronto como un empleado comienza o deja de trabajar. Otras funciones útiles que se encuentran en estas herramientas le permiten verificar la dirección IP desde la que registró su empleado, lo que puede asegurarle que están en sus hogares.
El tiempo de registro también es necesario para que pueda determinar cuántas horas ha trabajado un empleado. Esto es crucial si paga a las personas según una tarifa por hora, ya que necesita un informe preciso. Combinar esto con herramientas de monitoreo de computadoras puede garantizar que sus empleados no intenten engañar al sistema.
A estos efectos, recomendamos encarecidamente incorporar las herramientas que ofrece Lo resolví , así como el Toggl solicitud.
4. Utilice herramientas de comunicación eficaces
Hablar por teléfono no es suficiente cuando se pasa al trabajo remoto. Necesita aprovechar varias herramientas de comunicación para mantenerse al día con sus empleados, responder y hacer preguntas, compartir archivos y hacer chequeos regulares sobre cada proyecto en curso. Afortunadamente, hay toneladas de soluciones que atraen a diferentes grupos de personas para que usted elija.
Estas son algunas de nuestras recomendaciones:
- Discordia : Si bien Discord comenzó como una aplicación más atractiva para el público más joven, se ha convertido en uno de los software más utilizados con fines de comunicación. Con la capacidad de chatear uno a uno, en grupos y en servidores dedicados, Discord cubre todas las necesidades de comunicación que pueda tener una empresa. La mejor parte es que todo es gratis.
- Flojo : Si necesita una solución más profesional, Slack lo respalda. Le permite reunir a sus empleados y luego configurar varios canales para chatear, anuncios, actualizaciones y trabajo. Lo que lo distingue de otras soluciones de comunicación es la integración profesional con herramientas comerciales como Dropbox, Outlook Calendar, Salesforce y Jira Cloud.
- Equipos de Microsoft : ¿Su empresa trabaja con productos de Office como Word o Excel? Su solución todo en uno para la comunicación tiene que ser Microsoft Teams. Le permite configurar una versión virtual de su empresa, luego le brinda todas las herramientas que necesita para hacer que las actividades en persona sean remotas. Chatee, inicie videollamadas, celebre conferencias e integre las aplicaciones de Office para colaborar y compartir proyectos.
- Zoom : Para las empresas que valoran las conferencias, Zoom es la mejor manera de conectarse con sus empleados cara a cara, incluso a cientos de kilómetros de distancia entre sí. Disfrute de llamadas de alta calidad que pueden contener una gran cantidad de asistentes.
5. Colaborar con los empleados
Si bien la simple comunicación con otros puede volverse muy colaborativa, siempre puede mejorar esto aprovechando las suites diseñadas para la colaboración en tiempo real. Combine esto con llamadas de audio o video para mejorar aún más la efectividad de trabajar junto con otros empleados.
Nuestras recomendaciones son las siguientes:
¿Por qué mi audio no está sincronizado con el video?
- Oficina 365 (ahora conocido como Microsoft 365 ): Quizás la suite de aplicaciones más popular disponible en la actualidad, Microsoft 365 es una gran solución para los trabajadores que desean colaborar en grandes proyectos. Con herramientas para escribir ensayos, hacer hojas de cálculo, administrar datos e incluso crear gráficos, puede colaborar en una variedad de proyectos con facilidad.
- G Suite : Lo que hace que G Suite de Google sea una opción increíble para la colaboración es su disponibilidad. Todo lo que necesita para colaborar es una computadora y su navegador, no se requiere instalación. Trabaje en documentos, hojas de cálculo e incluso presentaciones junto con sus compañeros, con almacenamiento y uso compartido de archivos a través de Google Drive.
- iWork : Si bien este paquete solo está disponible para usuarios de Mac, es una gran herramienta en la que considerar invertir dinero. Cree documentos atractivos con herramientas optimizadas y colabore con otros empleados sin tener que preocuparse por detalles innecesarios.
Esperamos que con el ayuda de este artículo , pudo obtener una idea de lo que necesita hacer y adquirir para tener éxito con su negocio de forma remota. Le deseamos la mejor de las suertes y esperamos que tenga la oportunidad de trabajar de forma segura desde la comodidad de su hogar.
