Probablemente hayas escuchado antes la palabra 'base de datos'. Una base de datos es una gran colección de información que ayuda a los usuarios a organizar, ver, buscar, recuperar y recopilar datos. Si tiene una base de datos, necesita las herramientas y aplicaciones adecuadas para manejarla y aprovecharla al máximo. Especialmente para aquellos que trabajan en entornos de equipo y necesitan compartir datos con otras personas (usuarios, desarrolladores, revisores, etc.), la solución perfecta es Acceso Microsoft, y utilizando nuestra hoja de trucos de Access, se convertirá en un profesional en poco tiempo.
Facilite su trabajo utilizando las funciones y herramientas de Access. Si cree que es bueno para mantener la información organizada, Access está a punto de dejarlo boquiabierto. Al crear un archivo en Access, básicamente está creando un archivo que contiene diferentes partes de su base de datos. Luego, puede dividir su base de datos en diferentes partes relacionadas para que la administración sea fácil y rápida. Estos elementos se denominan tablas, consultas, formularios, informes, etc.
Una vez que haya definido todos estos elementos diferentes, puede mantener todo de manera organizada. Esto le permite compartir y proporcionar información con claridad y crear proyectos completos en un solo archivo. Independientemente del propósito, Access puede ayudarlo a usted oa su empresa a mantener la información clara, segura y organizada.
Esta hoja de trucos tiene como objetivo presentar a las personas cómo funcionan las nuevas generaciones de Access. No es de extrañar que una aplicación tan repleta de funciones lleve algo de tiempo para dominarla. Estamos aquí para ayudarlo con algunos consejos y trucos para comenzar rápidamente con Access, o refrescar su memoria si es un veterano de Access.
- Sugerencia: si sus amigos, colegas o empleados necesitan obtener más información sobre Microsoft Access, no sea tímido y comparta este artículo. El conocimiento es poder y usted tiene la capacidad de ayudar a otros a aprender compartiendo.
Cómo navegar por la cinta de Microsoft Access
La interfaz con la que estamos trabajando puede resultar confusa para los nuevos usuarios. Aquí hay una pequeña infografía sobre la interfaz básica de Access basada en Access 2016. Si está confundido acerca de los diferentes elementos, no se preocupe. Profundizamos en la cinta de opciones, las tablas de datos, los objetos y más más adelante en el artículo. ¡Sigue leyendo!
Afortunadamente para aquellos que han estado trabajando con aplicaciones de Office durante un tiempo, la interfaz de Access no es tan desconocida como parece. Buenos amigos como Ribbon, la barra Tell Me y la barra de herramientas de acceso rápido regresan para ayudarlo, mientras que la parte de datos de Access permanece limpia y fácilmente legible.
Introducción a la interfaz Ribbon
Ribbon ha sido una parte importante de las aplicaciones de la suite de Office, como Access, desde hace muchos años. Se introdujo por primera vez en Office 2007 y se diseñó pensando en una navegación más sencilla. Nunca tendrá que usar menús anticuados con múltiples niveles de submenús con la cinta.
La interfaz muy visual le ayuda a localizar rápidamente las herramientas que conoce y ama. La cinta de opciones es su principal forma de navegar en Access, lo que abre las oportunidades para formatear texto, insertar elementos, implementar funciones, modificar su base de datos y mucho más.
A diferencia de las versiones anteriores de Access, Ribbon en las nuevas versiones como Access 2016 y Access 2019 tiene un diseño más plano y compacto para permitir menos desorden en la pantalla que lo distraiga de su trabajo. Esta interfaz minimalista le da a Access un aspecto moderno y elegante que lo distingue de la competencia.
La ubicación de las herramientas y funciones es aproximadamente la misma que en las versiones anteriores, por lo que no debería tener problemas para encontrar sus comandos favoritos. Si tiene problemas, simplemente use la nueva función Dígame.
Trabaje más rápido con la barra Tell Me
La función 'Dime lo que quieres hacer' o simplemente 'Dime' tiene como objetivo poner las herramientas a tu alcance incluso si no sabes su lugar exacto en la cinta de opciones. Se agregó por primera vez a la mayoría de las aplicaciones de Office 2016 y también se mantuvo en Office 2019. Puede usarlo haciendo clic en él justo al lado de la última pestaña de la cinta de opciones, o presionando el botón Alt + Q teclas de su teclado. Notará que la función le permite escribir; aquí es cuando puede decirle a Access lo que desea hacer.
Según su entrada, Access le sugerirá herramientas que se relacionen con lo que está buscando. Por ejemplo, si escribe hoja de propiedades la barra Tell Me mostrará automáticamente opciones que le permitirán crear o modificar una hoja de propiedades, e incluso le sugerirá otras herramientas relacionadas con la hoja.
Incluso si se considera un gurú de Access, la función Dígame puede ayudarlo a acelerar su trabajo. Nunca más tendrá que buscar en la cinta de opciones o buscar en línea para intentar encontrar una característica nunca más.
Familiarízate con el área del backstage
Cuando haga clic en el menú Archivo en Access (y en otra aplicación de Office), llegará al área que Microsoft llama 'backstage'. Aquí, en lugar de ver una pestaña con comandos alineados en la cinta, obtiene una vista de página completa de información y diferentes tareas básicas para abrir y guardar archivos, imprimir y otras opciones para compartir.
Además, puede utilizar el menú Archivo para ver información sobre su archivo abierto actualmente. Esto significa ver la hora en que se creó, la última vez que se modificó, el propietario, así como el tamaño del archivo y mucho más. También puede utilizar la función Compactar y reparar o agregar protección con contraseña como propietario de un archivo.
Definición de los objetos de la base de datos en Access
Ahora que tenemos la interfaz básica, es hora de familiarizarse con los objetos de la base de datos con los que trabajará en Access. Estos objetos son lo que verá en el panel de navegación de la izquierda cuando comiencen a formar sus proyectos. Puede crear objetos desde la pestaña Crear en la cinta y modificarlos en cualquier momento en el futuro para ajustarlos a los cambios en su base de datos. Hagamos un resumen rápido de las opciones de sus objetos:
- Las tablas almacenan datos relacionados en filas (registros) y columnas (campos). Funcionan de manera similar a las celdas en Excel y probablemente constituyan una gran parte de sus proyectos.
- Las consultas ven, calculan, clasifican, filtran, cambian y examinan los datos almacenados en sus tablas.
- Los formularios son pantallas personalizadas que le permiten ingresar fácilmente nuevos datos y ver los datos ya existentes en una tabla.
- Los informes muestran datos de una tabla o una consulta en un formato impreso, perfecto para revisar y verificar errores.
- Las macros pueden automatizar tareas repetitivas. Puede ejecutar una macro haciendo clic en un botón o presionando una tecla de método abreviado asignada a la macro.
- Los módulos son grupos de procedimientos, escritos en el lenguaje Visual Basic y que también se utilizan para automatizar tareas.
Tipos de datos de campo
Hay muchas formas de trabajar con campos en Access que facilitan el manejo de diferentes proyectos. Por ejemplo, definir un campo como un número en lugar de texto permite que Access realice cálculos con ese campo.
Aquí hay un resumen rápido de diferentes tipos de datos puedes ingresar y sus comportamientos:
- Texto corto: almacena un máximo de 255 caracteres de texto y / o números.
- Texto largo: almacena texto de hasta 64.000 caracteres.
- Número: almacena números y permite realizar cálculos utilizando una celda de datos.
- Fecha / hora: almacena fechas y / o horas.
- Moneda: almacena números y símbolos que representan monedas del mundo real.
- Autonumérico: asigna automáticamente un número único para cada registro.
- Sí / No: almacena un valor Sí o No.
- Objeto OLE: almacena objetos creados en otras aplicaciones, como una hoja de cálculo de Excel, un documento de Word o un gráfico de PowerPoint.
- Hipervínculo: almacena enlaces en los que se puede hacer clic para abrir sitios web o archivos en una red.
- Adjunto: le permite adjuntar un archivo o imagen a su base de datos.
- Número grande: almacena un valor numérico no monetario. (Solo disponible en Access 2019.)
Empiece con una plantilla
¿Te intimida un documento vacío? Con Access, ya tiene una enorme biblioteca de plantillas integradas en la aplicación para ayudarlo a comenzar. Esto le brinda un gran inicio rápido cuando trabaja en proyectos de cualquier escala. Puede encontrar varias plantillas en cada una de las categorías proporcionadas, lo que significa que hay una gran variedad disponible cada vez que crea un documento nuevo. Incluso después de elegir una plantilla, todavía tiene muchas opciones para editar completamente y personalizar su base de datos después.
Siempre haga una copia de seguridad de su base de datos
Este es un consejo incluso para los veteranos de Access. Siempre, y lo decimos en serio, siempre cree copias de seguridad de su base de datos de forma regular. Nunca se sabe qué puede pasar con sus archivos en el futuro debido a circunstancias inesperadas. Puede ser un salvavidas tener copias de seguridad disponibles desde la nube o desde una computadora diferente.
Accesos directos de acceso útiles que todos deberían conocer
Para finalizar esta hoja de trucos, decidimos incluir algunos de los atajos de teclado de Access más útiles que puede usar para acelerar su trabajo:
- Puede crear rápidamente una nueva base de datos presionando Ctrl + N .
- Para agregar un nuevo registro en su hoja de datos o formulario, presione Ctrl + signo más (+) en su teclado.
- Puede acercar y alejar una página presionando la tecla Z.
- Alternar el panel de navegación con F11 .
- Abra la pestaña Buscar para buscar en una hoja de datos o formulario con Ctrl + F .
- Puede guardar rápidamente su base de datos con Ctrl + S .
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