Guía completa para compradores de Intuit QuickBooks 2020

¿Está deseando hacer crecer su negocio a mayores alturas? Entonces, ¿qué pasa si necesita un seguimiento adecuado de sus finanzas, una mejor planificación estratégica de sus informes, la evaluación de las transacciones diarias y la organización de los servicios administrativos, qué herramientas utiliza?

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En este caso, el software de contabilidad empresarial puede resultar muy beneficioso para su empresa. QuickBooks puede ser la herramienta financiera más ideal que le puede faltar, para alinear todas sus necesidades organizacionales. Entre otras cosas, te ayudará



  • Seguimiento de ingresos y gastos
  • Genere informes para la planificación
  • Mantenga un registro de las transacciones diarias
  • Preparar facturación y nómina

Entonces, ¿qué es QuickBooks?

QuickBooks es un software de contabilidad que se ocupa de las necesidades de las pequeñas y medianas empresas. Le permite administrar ventas y gastos, generar informes, completar impuestos y mucho más. Está desarrollado por Intuit, un desarrollador líder de software financiero.

Este software de contabilidad ofrece un conjunto de informes integrados que son fáciles de personalizar y le ayudan a tomar el control de sus finanzas fácilmente.

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Cuando compra QuickBooks, hay un par de cosas que podrá lograr, según sus características. Un par de cosas que se destacan incluyen

Migración de datos, que le brinda una transición sin problemas de hojas de cálculo a QuickBooks y viceversa. Esta característica es muy importante cuando se planea mover datos de una plataforma a la siguiente.

El software es fácil de usar y hace que cada tarea sea bastante fácil para el usuario. Las numerosas funciones que lo acompañan crean un entorno muy bueno y sostenible para las pequeñas y medianas empresas. Experimentarás un proceso de navegación sin problemas. Le resultará fácil aprender cómo funciona el software, ya que la curva de aprendizaje es muy corta.

Cada transacción de su negocio se mantiene transparente y el software seguirá registrando todas las transacciones vinculadas a lo que ha configurado para rastrear. La generación de facturas es fácil y se puede hacer a través de su teléfono inteligente, tableta o computadora.

También puede usar QuickBooks para proyecciones comerciales, ya que es fácil generar proyecciones futuras. Si desea generar informes sobre ventas, ganancias y gastos, resulta sencillo lograr este proceso.

¿Para qué utilizan QuickBooks las pequeñas empresas?

Los propietarios de pequeñas empresas suelen utilizar QuickBooks para administrar sus facturas, realizar un seguimiento de los flujos de efectivo, pagar facturas, entre otros. También utilizan el software para generar informes financieros mensuales y de fin de año, así como para preparar impuestos comerciales trimestrales y anuales.

Los usos principales de QuickBooks incluyen

Gestión de ventas e ingresos

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Puede administrar las ventas y los ingresos fácilmente con el uso de QuickBooks. Puede utilizar el software para crear facturas y realizar un seguimiento de las ventas por cliente. Esto le ayudará a estar al tanto de lo que los clientes le deben, lo que comúnmente se conoce como cuentas por cobrar, en los círculos contables.

Seguimiento de facturas y gastos

QuickBooks realizará un seguimiento automático de sus facturas y gastos, ya que conecta sus cuentas bancarias y de tarjetas de crédito al software, para permitir que todos sus gastos se descarguen y clasifiquen. Si necesita rastrear un cheque o una transacción en efectivo, puede registrarlo en unos minutos usando el software.

El software le ayudará a pagar sus facturas cuando vencen. Podrá pagar sus facturas siempre a tiempo creando un Informe de cuentas por pagar en menos de dos minutos. El informe le proporcionará detalles de sus facturas vencidas actuales y vencidas.

Obtenga información valiosa sobre los informes para su negocio

Al administrar todo su flujo de efectivo y actividades de salida mediante el software, podrá acceder a varios informes que brindan información valiosa sobre su negocio. Todos los informes están prediseñados y se pueden ejecutar con solo unos pocos clics. Los informes se actualizan en tiempo real a medida que ingresa y guarda transacciones.

Esto puede ser muy importante, especialmente si desea proporcionar información financiera a un inversionista potencial oa su prestamista para un préstamo o línea de crédito para pequeñas empresas. También podrá proporcionar otros informes que incluyen el informe de pérdidas y ganancias, el informe del balance y el estado de flujos de efectivo.

Ejecución de nómina

La nómina es un área que nunca debe intentar ejecutar manualmente. Los errores que cometa al calcular los cheques de pago pueden tener consecuencias devastadoras. QuickBooks tiene su propia función de nómina que puede calcular y ejecutar automáticamente la nómina con la frecuencia que la necesite.

La mejor parte de usar el software es integrarlo para que sus estados financieros estén siempre actualizados. Podrá pagar a los empleados con un cheque o depósito directo, completar formularios de impuestos sobre la nómina y realizar pagos electrónicos directos.

Seguimiento de inventario

Si necesita realizar un seguimiento del inventario, el software lo ayudará automáticamente a realizar ese seguimiento y lo actualizará a medida que ingrese transacciones. Aunque se puede realizar un seguimiento del inventario a través de Excel, tenga en cuenta que puede llevar mucho tiempo.

Simplificando impuestos

Con el uso de QuickBooks en línea, podrá administrar todos los impuestos contables de su empresa. Además, podrá aceptar pagos en línea, lo que le ayudará a mejorar su flujo de caja. Puede agregar una función de pagos intuitivos con el uso de un simple clic.

Opciones de QuickBooks para pequeñas empresas

La línea de productos QuickBooks incluye diferentes versiones como QuickBooks Online, QuickBooks Desktop, QuickBooks Self Employed y QuickBooks Mac. Cada una de estas versiones ofrece una variedad de funciones que comienzan con un plan mensual. Para ayudarlo a tomar una decisión sobre cuál es el más ideal para usted, consulte lo siguiente

QuickBooks en línea

Es un producto basado en la nube que no requiere instalación de software. Está disponible en tres suscripciones: Simple Start, Essentials y Plus. Es ideal para cualquier negocio basado en servicios que no tenga requisitos de facturación complicados. Le permite acceder a sus datos desde cualquier computadora con conexión a Internet mediante un inicio de sesión seguro.

Escritorio QuickBooks

QuickBooks Desktop viene en tres versiones Pro, Premier y Enterprise. Las tres versiones del producto de software requieren que instale el software en su computadora. QuickBooks Pro es ideal para pequeñas empresas que no tienen que fabricar productos.

QuickBooks Premier es ideal si tiene un negocio involucrado en la fabricación, venta minorista, contratación o sin fines de lucro. El último es QuickBooks Enterprise, que es más adecuado para grandes empresas. Estas versiones de QuickBooks incluyen un plan de cuentas e informes personalizados.

QuickBooks Autónomo

QuickBooks Self Employed es el producto más ideal para autónomos, conductores, agentes inmobiliarios y aquellas personas que dirigen negocios de autoconsulta. Es un producto basado en la nube al que se puede acceder desde cualquier computadora que tenga una conexión a Internet y un inicio de sesión seguro.

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Viene con funciones que no están disponibles en QuickBooks Online y QuickBooks Desktop. Le brinda la capacidad de separar los gastos comerciales de los personales, realizar un seguimiento de las millas y ayudar con una transferencia de datos sin problemas a TurboTax.

QuickBooks Mac

QuickBooks Mac es el único producto de escritorio que está disponible para usuarios de Mac. Si no desea utilizar QuickBooks Online y tiene una computadora Mac, la otra mejor opción es utilizar QuickBooks Mac. El producto es muy similar a QuickBooks Pro y es ideal para pequeñas empresas que no fabrican productos.

Elementos clave a tener en cuenta

QuickBooks puede ofrecerle una solución ideal si desea ejecutar cualquier cosa relacionada con las finanzas, desde ejecutar la nómina, rastrear ingresos y gastos y armar paquetes de informes financieros. Es ideal para automatizar procesos que requieren mucho tiempo, como preparar conciliaciones, especialmente si no tiene una cuenta o un contador para hacer uso del software.

También es bueno comprender que existe una diferencia entre Quicken y QuickBooks. Quicken está diseñado para realizar un seguimiento de su presupuesto y gastos personales. Algunas personas utilizan Quicken para realizar un seguimiento de los ingresos y gastos comerciales. Sin embargo, no tiene la capacidad de administrar las ventas a sus clientes o realizar un seguimiento del inventario como lo hace QuickBooks.

No es necesario ser contador para aprender a usar QuickBooks. Aunque viene con muchas funciones, hay sencillos tutoriales y guías que pueden ayudarlo a comenzar rápidamente. Además, la curva de aprendizaje es muy corta. Aunque no necesita ser contador o tenedor de libros, nunca estará de más si decide tomar un curso intensivo rápido para comprender algunos conceptos básicos de contabilidad.

QuickBooks es un software de contabilidad empresarial que agiliza todas las tareas asociadas con el mantenimiento de las cuentas financieras en orden, especialmente para los propietarios de empresas que tienen poco o ningún conocimiento financiero. Ofrece una versión en línea, así como una versión local de su software, para ayudar a las empresas a elegir la versión que mejor se adapte a sus necesidades.

Debido a la cantidad de funciones que tiene, los usuarios que carecen de conocimientos de contabilidad pueden encontrar que QuickBooks es confuso para navegar. Además, sus versiones en línea y de escritorio no se pueden sincronizar, por lo que debe estar preparado para trabajar con una o adquirir ambas. Con todo, QuickBooks es un software empresarial fantástico que simplificará todas las tareas asociadas con la contabilidad financiera, los impuestos y mucho más.

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