Cómo optimizar su bandeja de entrada de Outlook en 5 sencillos pasos

Una bandeja de entrada desordenada es una mala noticia. No solo es difícil encontrar correos electrónicos importantes, sino que cada vez tendrá menos motivación para abrir la aplicación Correo todos los días. ¿Qué puedes hacer para evitar que tus mensajes se ensucien? Simplemente optimice su bandeja de entrada de Outlook siguiendo los 5 sencillos pasos que se indican a continuación.
Logotipo de Windows Outlook

Si alguna vez se sintió incómodo al mirar sus correos electrónicos entrantes, este artículo es para usted. Deje de dejar que los correos electrónicos se acumulen y lo asalten con notificaciones simplemente optimizando su bandeja de entrada. No tiene que supervisar constantemente su correo y pasar horas y horas tratando de borrar todo. Solo eche un vistazo a estos 5 sencillos pasos en Outlook para Microsoft 365 y tenga todo resuelto para usted.

Nota : La mayoría de estas funciones se aplican a Outlook para Microsoft 365 / Office 365. Sin embargo, algunas de ellas también están disponibles a través del servicio de correo electrónico de Microsoft, Outlook.com.



Optimice su bandeja de entrada de Outlook en 5 sencillos pasos

Veamos cómo puede convertirse en un profesional de Outlook en la organización de su correo y, finalmente, lograr esa bandeja de entrada sin notificaciones con la que ha estado soñando.

1. Limpiar eliminando correos electrónicos duplicados

¿Sabías que Outlook tiene una herramienta automatizada para eliminar correos electrónicos duplicados? Ahora hazlo tú. Utilice esta función para reducir rápidamente la cantidad de correos electrónicos que necesita revisar todos los días con solo unos pocos clics.

  1. Abra la bandeja de entrada que desea borrar. Asegúrate de mantenerte en el predeterminado Casa pestaña: puede verificar en qué pestaña se encuentra mirando la interfaz del encabezado de la cinta de opciones.
  2. Ampliar la Limpiar menú desplegable, luego elija Carpeta de limpieza o Limpiar la conversación , dependiendo de sus necesidades.
    panorama
  3. Aparecerá un mensaje en su pantalla. Confirme que desea borrar la conversación o carpeta y observe cómo disminuye la cantidad de correos electrónicos no leídos en su bandeja de entrada.

Lo bueno de la función de limpieza es el hecho de que todos los elementos eliminados se pueden recuperar durante un período de tiempo determinado. Puedes encontrarlos en el Objetos eliminados carpeta en el lateral de la ventana de Outlook.

2. Cree carpetas para sus correos electrónicos

Tener cada uno de sus correos entrantes en una carpeta puede resultar confuso. Claro, el spam generalmente se clasifica en la categoría de correo basura, pero todo lo demás depende de usted. Personalmente, recomiendo configurar algunas carpetas esenciales y ordenar su correo entrante todos los días.

Siguiendo el Resolviendo las cosas ® o GTD ® de organización de tareas, puede mejorar fácilmente la productividad con Outlook. Primero, debe crear tres carpetas diferentes:

  • Bandeja de entrada (predeterminado) - Deje correos electrónicos importantes en su bandeja de entrada predeterminada. Estos deben ser mensajes que pueda responder de inmediato o que necesite atender con urgencia.
  • Que hacer - Arrastre los correos electrónicos no urgentes a esta carpeta. Puede mantener su bandeja de entrada despejada y atender estos mensajes más tarde durante el día.
  • Seguimiento - Mueva los correos electrónicos a esta carpeta que ha puesto en espera, como las respuestas que está esperando o las tareas que ha pospuesto.
  • Recordatorios - Algunos correos electrónicos no requieren que los responda en absoluto. Guárdelos en una carpeta separada para que siempre pueda mirar hacia atrás y encontrarlos con facilidad.

Nota : Para crear nuevas carpetas, simplemente haga clic en la carpeta de la bandeja de entrada y seleccione Nueva carpeta. Aquí, simplemente escriba el nombre y presione enter.

Debe comenzar todos los días clasificando sus correos electrónicos en estas categorías, luego programar una hora para atender su carpeta de tareas más tarde. ¡Asegúrate de ser consistente con esto! Puede seguir ordenando los correos electrónicos que recibe a lo largo del día.

Si es necesario, no tenga miedo de crear más carpetas, este método debe personalizarse solo para usted.

3. Utilice la vista de tareas

¿Sabías que puedes crear tareas a partir de correos electrónicos? Siempre que reciba un mensaje que desee convertir en una tarea, simplemente arrástrelo al icono de la lista de tareas de Outlook para que aparezca el asistente de configuración de tareas. Aquí, puede darle a su tarea un nombre, una descripción e incluso configurar un recordatorio.
Vista de tareas de Outlook

Si configura un recordatorio, las tareas aparecerán de manera similar a un recordatorio de reunión a la hora especificada. Esto le permite mantenerse organizado y crear tareas con facilidad, directamente desde sus correos electrónicos entrantes.

4. Establezca reglas para ordenar automáticamente el correo entrante
Ordenar correos electrónicos de Outlook

Las reglas le permiten moverse, marcar y responder a los mensajes de correo electrónico automáticamente, lo que facilita mucho el funcionamiento de Outlook. También puede usar reglas para reproducir sonidos, mover mensajes a carpetas o mostrar alertas de nuevos elementos automáticamente.

el sonido no está en la barra de tareas de Windows 10

Personalmente, considero que la regla más útil es la capacidad de mover un elemento de un determinado remitente o con ciertas palabras clave en la línea de asunto a otra carpeta. Esto significa que si se cumplen ciertos criterios, un correo electrónico se moverá a la bandeja de entrada especificada sin que tenga que tocarlo.

A continuación, se ofrece una guía básica sobre cómo configurar una regla en Outlook.

  1. Haga clic con el botón derecho en un mensaje en su bandeja de entrada u otra carpeta de correo electrónico y seleccione Reglas .
  2. Seleccione una de las opciones. Para ver más opciones, seleccione Crear regla .
  3. En el Crear regla cuadro de diálogo, seleccione una o más de las tres primeras casillas de verificación.
  4. En el Haz lo siguiente sección, si desea que la regla mueva un mensaje a una carpeta, marque la Mover el elemento a la carpeta caja.
  5. Seleccione la carpeta de destino de la Seleccione la carpeta diálogo que aparece y luego haga clic en OK .
  6. Hacer clic OK una vez más para salvar tu regla.

5. Aprovecha las categorías

La codificación por colores de sus correos electrónicos lo ayudará a identificar y agrupar fácilmente los elementos asociados en Outlook. Puede elegir entre un conjunto de categorías predeterminadas o crear las suyas propias y luego asignar las categorías a sus correos electrónicos de Outlook.

Para asignar una categoría de color desde el panel de lectura o un mensaje abierto, seleccione Clasificar por categorías desde el Etiquetas grupo en la cinta y seleccione una categoría de la lista.

Pensamientos finales

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