Con tantas distracciones apareciendo durante su jornada laboral, no es difícil perder el enfoque. Tenemos 4 consejos clave para ayudarlo a evitar perder un tiempo precioso en tareas innecesarias. 
Las personas organizadas se desempeñan mucho mejor que aquellas que dejan las cosas desordenadas y desatendidas. Solo imagine el siguiente escenario: está buscando un archivo importante, pero sus carpetas están por todas partes, lo que le hace perder minutos. Puedes evitar situaciones como esta simplemente siguiendo nuestros consejos.
Consejos para ayudarlo a mantenerse organizado
Echemos un vistazo a cómo puede organizarse mejor y aumentar su productividad en el proceso.
1. Administra tus notificaciones, mensajes y correos electrónicos
Dejar que tu bandeja de entrada se llene es uno de los mayores errores que puedes cometer como persona que trabaja. Ya sea que se comunique con sus compañeros de trabajo a través de mensajes directos o correos electrónicos, asegúrese de que sus notificaciones entrantes siempre se resuelvan de manera oportuna.
Cada vez que reciba un mensaje, intente responder lo antes posible. Muchas personas tienden a distraerse y se olvidan de responder o incluso leer un mensaje. Esto puede ser un gran error cuando tiene preguntas, citas o datos importantes en camino.
Dejar que los mensajes se acumulen tampoco es la respuesta. Cuanto más tiempo deje correos electrónicos y mensajes desatendidos, más difícil será escribir una respuesta. Con el paso del tiempo, te sentirás culpable y tendrás que encontrar una excusa para no responder. Evite esto manteniéndose siempre al tanto de sus correos electrónicos y mensajes entrantes para despejar su bandeja de entrada.
Muchas aplicaciones de correo electrónico también le permiten configurar diferentes bandejas de entrada. Aprovecha esto para crear carpetas y ordenar los mensajes de forma manual o incluso automática. También le recomendamos que elimine con frecuencia los mensajes de spam y que se asegure de no estar suscrito a ningún boletín informativo innecesario en los correos electrónicos de su empresa.
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2. Cree un sistema de nombres de archivos
Dejar tus archivos desordenados es una gran desventaja a la hora de trabajar. No debería sorprender que sin un sistema de organización y nombres adecuado, le resulte difícil localizar los archivos y documentos clave necesarios para su trabajo.
Tener un desorden en sus carpetas también puede hacer que mezcle dos o más versiones de un proyecto. Por ejemplo, si escribió un informe largo pero terminó haciendo revisiones, puede mezclar el archivo original y el editado sin nombres propios.
Por ejemplo, etiqueto los borradores de mis artículos como 'Organización_V1'. Usando este sistema, nombraría mi segundo borrador 'Organización_V2'. Una vez que todas las personas involucradas en el proyecto estén satisfechas con el archivo, lo nombraré 'Organización_FINAL'. Por supuesto, no tiene que usar exactamente el mismo sistema que nadie; lo único que importa es que sea consistente con la forma en que nombra sus archivos.
¡Tampoco descuides las carpetas! Asegúrese siempre de crear muchas subcarpetas según sea necesario. Estos le facilitan mantenerse organizado y ordenar varios recursos para evitar el desorden.
3. Ten un horario eficiente
Planificar tu día es una de las mejores maneras de aumentando su productividad y organización Saber lo que necesita hacer y lo que quiere hacer lo motivará a hacer las cosas antes de que sea demasiado tarde.
Este es un fragmento de un artículo anterior publicado en el sitio web. Si necesita más orientación, le recomendamos que consulte nuestro “ Cómo planificar eficazmente tu día ' artículo.
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Incluso si nunca lo ha planeado antes, no es demasiado tarde para comenzar. Tome un bolígrafo y un cuaderno, o use cualquier aplicación de notas virtuales, ¡y prepárese para poner orden en su vida! No dejes que tus semanas se te escapen siempre planeando con anticipación.
Siempre que planifique su día, asegúrese de trazar una línea clara entre el trabajo y las tareas relacionadas con la vida. Esto permitirá que su mente se relaje fuera de su entorno de trabajo y obtenga sus objetivos con una visión clara. Nunca mezcle y combine tareas que necesita hacer fuera de su trabajo.
Encuentro que dividir mis tareas principales en subtareas más pequeñas y manejables ayuda con este problema. Las tareas más pequeñas inmediatamente parecen menos onerosas y te sientas a hacer las cosas con una actitud más motivada.
4. Ordena tu lugar de trabajo
El estado de su espacio de trabajo real es tan importante como el virtual. Deshacerse de los correos electrónicos no deseados y organizar sus archivos puede no ser suficiente si su espacio de trabajo lo distrae y lo desordena.
Muchas personas consideran que eliminar todas las distracciones, como su teléfono móvil, TV, radio e incluso deshacerse temporalmente de la empresa, aumentará su productividad. Asegúrese de tener solo las cosas que pueda necesitar en cualquier momento en su escritorio de trabajo: notas adhesivas, su cuaderno, bolígrafos y, por supuesto, su cuaderno o PC.
Trabajar en un lugar apartado también ayuda. Asegúrese de que no pueda escuchar ruidos, conversaciones o dispositivos electrónicos que distraigan. Si es posible, crea un entorno de trabajo en el que puedas dedicar toda la habitación a nada más que trabajar. Esto ayudará a tu mente a asociar el lugar con la productividad y hacer las cosas.
Pensamientos finales
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