Microsoft Outlook es una aplicación para administrar su información personal y su horario. Aunque es principalmente conocido y utilizado por sus capacidades de envío de correo electrónico, también incluye funciones como calendario, diario, notas, administración de contactos, administración de tareas y navegación web. Es parte de la familia más amplia de productos de Microsoft Office, aunque puede comprarlo como un programa independiente. Trabajando junto a Microsoft Exchange Server y Microsoft SharePoint Server también es posible, que tiende a organizaciones que necesitan compartir bandejas de entrada, calendarios u otros datos.
Con más de un millón de usuarios, Outlook es uno de los principales clientes de correo electrónico y aplicaciones de administración personal en todo el mundo. Por eso es importante conocer todos los trucos y funciones al trabajar con él. Nuestra hoja de trucos tiene como objetivo brindarle instrucciones sobre cómo comenzar a usar Outlook y compartir algunos consejos útiles que puede utilizar en el futuro.
- Sugerencia: ¿Conoce a alguien que esté comenzando con Outlook? Comparta el artículo de la hoja de referencia de Outlook con amigos, compañeros de clase, colegas o sus empleados para asegurarse de que puedan aprender más rápido. El conocimiento es poder y tienes la capacidad de ayudar a otros enviándoles esta hoja de trucos.
¿Licencia de suscripción perpetua vs? ¿Cuál deberías elegir?
Outlook es parte de la suite de Microsoft Office, que lo hace disponible en dos versiones diferentes. Ambas versiones ofrecen diferentes ventajas y desventajas que son más adecuadas para audiencias contrastantes, por lo que es importante que revisemos sus opciones antes de decidirse a comprar.
La licencia perpetua ofrece una solución muy rentable, ya que solo tiene que realizar un pago para tener Outlook para siempre. Debido a esto, Microsoft no ofrece ninguna actualización en el futuro; una vez que compre algo, será el propietario de la versión disponible en ese momento y se le pedirá que compre versiones futuras.
Por otro lado, comprar una suscripción a Office 365 tiene sus beneficios, incluso si no es algo que será de su propiedad para siempre. Aunque puede ser más costoso, obtiene acceso inmediato a múltiples aplicaciones de Office, así como a futuras actualizaciones y características adicionales y únicas. Si necesita cosas como compartir en la nube y trabajar simultáneamente en equipo, una suscripción es definitivamente el camino a seguir.
Conozca la interfaz Ribbon
Debe saber que Ribbon ha sido una parte importante de las aplicaciones de Office durante varios años. Se introdujo en Office 2007 con la intención de facilitar la navegación. Los menús anticuados y los múltiples niveles de submenús pueden resultar confusos y agotadores rápidamente. Con Ribbon, puede usar una interfaz visual que lo ayuda a ubicar las herramientas que conoce y ama mucho mejor.
La cinta de opciones es su forma de navegar en Outlook, lo que abre las oportunidades para formatear texto, insertar elementos, modificar sus correos electrónicos y acceder a otras funciones. Esto significa que, ante todo, tenemos que aprender todo lo que hay sobre la cinta.
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A diferencia de las versiones anteriores de Outlook, la cinta de opciones en las nuevas versiones tiene un diseño más plano para permitir que haya menos desorden en la pantalla que lo distraiga. El diseño minimalista le da al software un aspecto moderno y elegante que lo distingue de la competencia. Si está buscando mantenerse al día, definitivamente le recomendamos que use Outlook 2016 o Outlook 2019.
Alternar la cinta
Hay varias configuraciones y formas de alterar cómo se muestra la cinta de opciones. En la parte superior derecha de la pantalla, verá un icono titulado 'Opciones de visualización de la cinta' que abre un menú desplegable con tres opciones diferentes:
- Ocultar automáticamente la cinta: esta opción oculta la cinta en sí, así como las pestañas y los comandos que contiene de forma predeterminada. Cuando se selecciona esta opción, la única forma de hacer que la cinta y su contenido aparezcan es haciendo clic en la sección superior de la pantalla de Outlook.
- Mostrar pestañas: esta opción mantiene las pestañas de la cinta pero oculta todos los comandos debajo. Puede mostrar comandos haciendo clic en una de las pestañas, presionando el Ctrl + F1 teclas de su teclado, o seleccionando el Mostrar pestañas y comandos en su lugar.
- Mostrar pestañas y comandos: con esta opción, puede ver la cinta completa con sus pestañas y comandos visibles en todo momento.
Sea eficiente con la barra Tell Me
proyecto de microsoft 2010 vs 2013 vs 2016
Si bien Outlook es una aplicación relativamente fácil de usar para principiantes, es fácil perderse en ella, especialmente para los nuevos usuarios. Microsoft ha realizado un cambio que ayuda a todos a localizar herramientas en la aplicación con facilidad. Debido a la gran cantidad de características y capacidades de Outlook, puede resultar difícil realizar un seguimiento de dónde reside cada característica en la cinta. Pasar mucho tiempo aprendiendo y memorizando herramientas no es una opción para todos, por lo que nos gustaría presentarles esta nueva función.
El nuevo 'Dime lo que quieres hacer' o simplemente ' Dime 'tiene como objetivo eliminar este problema. Puede usarlo haciendo clic en él justo al lado de la última pestaña de la cinta de opciones, o presionando el botón Alt + Q teclas en su teclado. Notará que la función le permite escribir; aquí es cuando puede decirle a Outlook lo que quiere hacer.
Por ejemplo, digamos que desea insertar una firma digital al final de su correo electrónico. En este caso, debe abrir Tell Me y escribir firma digital. Luego, Outlook devolverá todas las herramientas relacionadas con las firmas y le permitirá usar herramientas sin saber dónde están en la cinta.
Otros resultados también pueden ser útiles y sugerir posibles soluciones a su problema. Con cada tarea que escriba, siempre tendrá un enlace para obtener ayuda sobre el tema o utilizar la función de búsqueda inteligente para buscar en línea.
En conclusión, Tell Me le permite realizar tareas más rápido y buscar soluciones directamente dentro de Outlook 2019. Incluso si se considera un veterano con el software, puede seguir buscando formas de acelerar su trabajo. Tell Me recuerda las tareas que buscó anteriormente, lo que permite una accesibilidad aún mejor en el futuro.
Disfruta de una bandeja de entrada enfocada
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Es evidente que Outlook es capaz de realizar tareas simples como recordarle si olvidó adjuntar un archivo a su correo electrónico, revisar la ortografía, formatear el texto o insertar su propia firma digital con un clic de un botón, pero ofrece mucho más que eso. .
La nueva función de bandeja de entrada enfocada le ayuda a separar sus correos electrónicos entrantes en dos buzones de correo diferentes etiquetados como 'enfocado' y 'otro'. Este cambio se implementó para ayudarlo a ver cosas importantes de inmediato, en lugar de ver una descripción general desordenada de todo el correo entrante. Las cosas importantes llegan a tu pestaña Focused.
- Nota: La Bandeja de entrada enfocada reemplaza la antigua función Desorden introducida por primera vez en Office 2013. Si está usando una versión perpetua de Office 2016, existe la posibilidad de que aún tenga la función Desorden y no tenga acceso a la Bandeja de entrada enfocada. En este caso, lo único que puede hacer para obtener la función Bandeja de entrada enfocada es actualizar a una versión de Outlook que la incluya, como Outlook 2019 .
Todo lo demás fluye a la bandeja de entrada Otros. Esto incluye cosas como boletines informativos, correos electrónicos generados por computadora y promociones. Tiene la capacidad de cambiar fácilmente entre pestañas y aún así recibir alertas sobre los correos electrónicos que llegan a su bandeja de entrada Otros. También puede ajustar esta función a sus propias preferencias, lo que significa que si cree que algo debería haber aparecido en otra pestaña, puede colocarlo fácilmente allí usted mismo.
Usa tu voz y tus oídos
La función Dictar le permite hablar en su micrófono y convertir sus palabras en texto automáticamente a través del reconocimiento de voz. Es uno de los servicios inteligentes de Office, que lleva los servicios de reconocimiento de voz al siguiente nivel. Puede agregar fácilmente puntuación, editar y corregir su texto mientras habla simultáneamente, y disfrutar del trabajo rápido que puede lograr con solo usar su voz.
También puede escuchar sus correos electrónicos a través de una función de accesibilidad. Va de la mano con Dictate, ya que hace que Outlook lea sus mensajes en voz alta. Ahora, es mucho más fácil para las personas con menores habilidades comunicarse que nunca. Incluso si no tiene ninguna discapacidad, puede mejorar enormemente sus habilidades para realizar múltiples tareas y aumentar su productividad.
Trabajar junto con grupos de Office 365
Si su empresa o equipo trabaja con Grupos de Office 365, ahora puede unirse a grupos, crear grupos nuevos e incluso programar reuniones en un calendario grupal desde Outlook. Estos grupos están disponibles en la mayoría de los planes empresariales y empresariales de Office 265, lo que hace que la colaboración y la organización en línea sean mucho más fáciles que antes. Esto le permite compartir recursos como bibliotecas de documentos, calendarios, notas y cuentas de correo electrónico incluso mientras trabaja de forma remota.
Capte la atención de alguien con @Mentions
Aquellos que tienen presencia en las redes sociales en línea deben estar familiarizados con las menciones. Insertar el símbolo @ delante de la identificación de usuario de alguien puede enviarle una notificación, lo que le permite llamar la atención incluso si la persona está lejos del teclado. Al igual que en las redes sociales, puede @Mencionar personas en sus mensajes, haciendo que todos los destinatarios etiquetados reciban una copia de su mensaje, lo que permite una comunicación continua incluso en diferentes zonas horarias.
¿Cómo se sale del modo de compatibilidad?
Accesos directos de Outlook útiles que todos deberían conocer
Para finalizar esta hoja de trucos, decidimos incluir algunos de los atajos de teclado de Outlook más útiles que puede usar para acelerar su trabajo:
- Ctrl + Mayús + M : Crea un nuevo mensaje de correo electrónico.
- Ctrl + A : Seleccione todos los mensajes de una bandeja de entrada para mover o eliminar rápidamente lotes de mensajes a la vez.
- Ctrl + D : Elimina los elementos seleccionados.
- Ctrl + Q : Marca los correos electrónicos como leídos.
- Ctrl + U : Marca los correos electrónicos como no leídos.
- Ctrl + Mayús + G : Marque un mensaje para que se le dé seguimiento y se lo recuerde más tarde.
- Ctrl + Mayús + K : Realice una nueva tarea.
- F3 : Abre el cuadro de búsqueda para buscar rápidamente en tu bandeja de entrada.
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