Ya sea que sea nuevo en Excel o simplemente esté buscando nuevos consejos, le mostraremos cómo dominar esta herramienta de productividad y hacer más en menos tiempo con estos 13 consejos.
Indudablemente, Microsoft Excel es una de las aplicaciones de software más potentes y populares del mundo. Con sus infinitas capacidades, no es de extrañar que tantas personas confíen en él para su trabajo y su vida personal.
Pero a pesar de todos sus beneficios, Sobresalir puede ser bastante difícil de aprender y usar de manera efectiva. Si quieres sacarle el máximo partido a esta aplicación sin sudar, ¡mira estos 13 consejos!
Resumen de contenido
En este artículo, usted:
- Conozca la interfaz de cinta de Excel y cómo personalizarla según sus necesidades.
- Aprenda a usar métodos abreviados de teclado para acelerar su flujo de trabajo.
- Descubra cómo usar las funciones y fórmulas integradas de Excel para ahorrar tiempo en el ingreso y análisis de datos.
- Descubra sugerencias para trabajar con grandes conjuntos de datos y aprenda a usar las tablas dinámicas para su ventaja.
- Obtenga sugerencias para usar las herramientas visuales de Excel, incluidos cuadros y gráficos, para que sus datos sean más comprensibles.
- Aprenda a usar las funciones de colaboración de Excel para trabajar con otras personas en hojas de cálculo compartidas.
Entonces, ya sea que sea nuevo en Excel o simplemente esté buscando algunos consejos nuevos, ¡este artículo es para usted! Siga leyendo para aprender a dominar Excel y hacer más en menos tiempo. ¡Empecemos!
13 trucos que debes saber si usas Excel
Excel es una poderosa herramienta que puede ayudarlo a hacer más en menos tiempo. Al aprovechar sus muchas funciones, puede trabajar de manera más inteligente, no más difícil. Pruebe estos consejos y trucos la próxima vez que use Excel y vea cómo pueden ayudarlo a trabajar de manera más eficiente.
Estos consejos y trucos están diseñados para ayudarlo a aprovechar al máximo Excel y cubrir una amplia variedad de temas. Desde la personalización de la interfaz y los atajos de teclado hasta el trabajo con fórmulas y grandes conjuntos de datos, lo tenemos cubierto.
1. Herramienta de análisis rápido
La herramienta de análisis rápido es una excelente manera de visualizar sus datos rápidamente sin crear tablas y gráficos desde cero. Para utilizar el Análisis rápido, simplemente resalte su tabla y aparecerá un icono en la esquina inferior derecha.
Esta herramienta tiene información beneficiosa. Puede elegir gráficos, formatearlos, realizar cálculos y agregar minigráficos.
Sin duda, esta es una herramienta fantástica para utilizar.
2. Eliminar duplicados
Si tiene un gran conjunto de datos, hay algunos duplicar valores ahí. Excel tiene una herramienta integrada para ayudarlo a eliminar rápidamente los duplicados de sus datos.
- Resalte la tabla con la que está trabajando y vaya a la Datos pestaña en su cinta.
- Haga clic en el Eliminar duplicados botón en el Herramientas de datos sección.
- Seleccione los datos que desea eliminar mediante el cuadro de diálogo.
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Sus hojas pueden tener celdas duplicadas no deseadas, especialmente si tiene muchos datos. Si bien es factible ubicar manualmente estas entradas, hay una manera mucho más fácil de hacerlo usando este simple truco.
3. Eliminar celdas vacías
Si tiene muchas celdas vacías en su conjunto de datos, pueden ocupar un espacio valioso y dificultar la lectura y comprensión de sus datos. Excel tiene una característica útil que le permite eliminar todas las celdas vacías en un rango con solo unos pocos clics.
- Seleccione los datos con los que desea trabajar.
- Permanezca en la pestaña Inicio de su cinta, luego vaya a Buscar y seleccionar > Ir a Especial > Comprobar espacios en blanco .
- Haga clic derecho en una de las celdas resaltadas, haga clic en el Borrar opción y seleccione Desplazar celdas a la izquierda . Notará que todas las celdas vacías se eliminaron de sus datos.
Nunca tendrás que mover tus celdas para llenar los espacios vacíos manualmente. ¡Esta función lo hace por usted con solo hacer clic en unos pocos botones!
4. Texto a columnas
Si tiene datos en una sola columna que desea dividir en varias columnas, la función Texto en columnas de Excel puede ayudar. Esta función puede ser útil cuando se trabaja con datos importados de otras fuentes, como bases de datos o archivos de texto.
- Seleccione la tabla de datos con la que está trabajando.
- Ve a la Datos pestaña en su cinta, y luego haga clic en el Texto a columnas botón de la Herramientas de datos sección.
- Controlar delimitado > Coma en el cuadro de diálogo, luego haga clic en el Finalizar botón.
Texto a columnas es una herramienta para separar texto en una celda o columna en columnas según ciertos criterios. La coma se utiliza para separar nuestros datos.
5. Complete la información más rápido
¿Sabía que arrastrar hacia abajo no es la única forma de llenar las celdas con información? Puede usar una característica especial para hacer esto más rápido.
- Seleccione los datos con los que está trabajando.
- presione el F5 en su teclado, o haga clic en Ir a Especial de la cinta.
- Hacer clic Vacío en el cuadro de diálogo que aparece en su pantalla.
- Escribe el ' = ' signo sin comillas en la primera celda vacía superior.
- Seleccione la región en la parte superior y luego presione el botón Control + Ingresar llaves.
Esto es más rápido para completar sus datos que arrastrarlos hacia abajo con el mouse. ¡Un truco sencillo para acelerar su flujo de trabajo en Excel!
6. Importar datos de Internet
Una de las características más poderosas de Excel es su capacidad para importar datos de Internet. Esto puede ser útil cuando necesita extraer datos de un sitio web o una base de datos en línea rápidamente.
- Ve a la Datos pestaña en la cinta, y luego haga clic en el Desde la web botón en el Obtener y transformar datos sección.
- Ingrese la URL web de la que desea extraer datos y luego haga clic en el OK botón.
- Revise los datos en el cuadro emergente y seleccione lo que desea importar a Excel.
Una tabla o datos se pueden descargar de Internet e importar a Excel. Esto es un gran ahorro de tiempo, especialmente cuando investigas, y puedes tomar las cifras y ponerte a trabajar.
7. Analizar datos
La función Analizar datos proporciona varias sugerencias sobre lo que sus datos podrían estar intentando decirle. También sugiere plantillas de tablas dinámicas para que las utilice. También puede hacer una pregunta sobre los datos que tiene utilizando esta herramienta.
Puedes encontrar el Analizar datos botón en el Hogar pestaña de su cinta.
8. Tipos de datos
Esta es una herramienta fantástica para recopilar estadísticas de naciones o regiones específicas. Elegimos estados en este ejemplo y obtuvimos información sobre sus banderas, ciudades, poblaciones y la proporción de personas con títulos universitarios o superiores.
Seleccione los datos con los que está trabajando y luego cambie a la Datos pestaña en su cinta. Aquí, haga clic en cualquier opción adecuada de la Tipos de datos sección como se muestra a continuación:
9. Mapa relleno
Un mapa completo muestra cómo un valor varía en proporción a lo largo de la geografía mediante el uso de sombreado, color o patrones.
- Seleccione los datos que desea utilizar dentro de su hoja de cálculo.
- Ir Insertar > Mapa > Mapa lleno .
10. Gráfico de personas
El uso de un gráfico de personas es una forma rápida de obtener datos de una tabla simple de dos columnas con valores en la segunda columna.
- Ve a la Insertar pestaña en su cinta y seleccione Gráfico de personas .
- Seleccione los datos con los que desea trabajar y personalice su gráfico. Para lograr el resultado deseado, modifique el título, el tema y el formulario.
11. Tabla dinámica recomendada
Según los datos de su hoja, Excel puede recomendarle una tabla dinámica y diseñarla en un formato sugerido. Siempre puede cambiar esto más tarde, pero es un excelente punto de partida.
- Seleccione los datos con los que desea trabajar.
- Abre el Insertar pestaña en su cinta, y luego haga clic en el Tabla dinámica recomendada botón.
- Elija cualquier tabla dinámica de las recomendaciones.
12. Crea un patrón a partir de un conjunto de datos
Si tiene un conjunto de datos que sigue un patrón, Excel puede ayudarlo a extrapolar ese patrón y completar el resto de los datos por usted.
- Escriba los primeros datos en las dos primeras columnas de su tabla.
- presione el Control + Y botones para completar el resto de la lista.
Esto se puede hacer con direcciones, nombres y otros datos que siguen un patrón similar.
13. Verifique las diferencias entre las listas
Si tiene dos listas de datos y desea saber qué es diferente entre ellas, Excel puede ayudarlo. Puede utilizar la función Comparar integrada para ver las diferencias entre dos listas rápidamente.
- Resalte las dos listas que desea comparar mientras mantiene presionada la tecla Control clave en su teclado.
- Desde el Hogar pestaña en su cinta, vaya a Formato condicional > Resaltar reglas de celdas .
- Haga clic en el Duplicados botón.
- En el cuadro de diálogo, cambie de duplicado a único. Verá todas las diferencias señaladas por Excel inmediatamente en su hoja de cálculo.
Como puede ver, incluso las herramientas como el formato condicional se pueden usar para más de un propósito. ¡Esa es la magia de Microsoft Excel!
Conclusión
Excel es una poderosa aplicación que puede ayudarlo a administrar todos los aspectos de su vida, desde el negocio hasta el personal. Estos 13 consejos lo ayudarán a usar Excel como un profesional y aprovechar al máximo sus funciones. ¡Con un poco de práctica, serás un experto en Excel en poco tiempo!
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